QR-Rechnung und ZV-Harmonisierung

So ist der Zahlungsverkehr noch einfacher und digitaler

Am 30. Juni 2020 wurde in der Schweiz die QR-Rechnung eingeführt. Sie wird nach einer Übergangsphase bis 30. September 2022 die heutigen Einzahlungsscheine ablösen. Das Erstellen, Bezahlen und Verarbeiten von Rechnungen wird dadurch einfacher, schneller und weniger fehleranfällig. Was Unternehmen und Vereine nun über die Umstellung bis spätestens 30. September 2022 wissen müssen.

  • Digital und papierbasiert QR-Rechnungen einfach erstellen und bezahlen
  • Vereinheitlichte Kontoangaben und zusätzliche Rechnungsinformationen
  • Der Swiss QR Code enthält alle zahlungsrelevanten Daten

Die QR-Rechnung einfach erklärt

Vorteile der QR-Rechnung und weitere Informationen

Alle Details der QR-Rechnung auf einen Blick

Wesentliches Merkmal der QR-Rechnung ist der Swiss QR-Code. Der Rechnungsempfänger scannt einfach den Swiss QR-Code mit Smartphone, PC-Kamera oder Handscanner und braucht die Zahlung dann nur noch freizugeben, ohne weitere Eingaben.

Alle benötigten Informationen im Zahlteil der QR-Rechnung sind auch mit blossem Auge lesbar. Damit sind alle papiergebundenen Zahlungsverfahren weiterhin möglich.

  1. Obligatorisch: Der Empfangsschein enthält die wichtigsten Informationen des Zahlteils. Ebenfalls kann er als Quittung abgetrennt werden.
  2. Obligatorisch: Der Swiss QR-Code, gekennzeichnet durch das Schweizerkreuz in der Mitte, enthält alle Daten.
  3. Obligatorisch:
    Währung: Möglich sind CHF oder EUR, dies muss aber vorgedruckt werden.
    Betrag: Kann vorgedruckt oder leer gelassen werden.
  4. Freiwillig: Dem Rechnungsempfänger können alternative Zahlverfahren angeboten werden (z.B. eBill).
  5. Obligatorisch: IBAN bzw. QR-IBAN und Angaben zum Begünstigten sind zwingend erforderlich.
  6. Dependent: QR-Referenz, SCOR-Referenz oder keine Referenz (je nach Ausprägung)
  7. Freiwillig: Zusätzliche, strukturierte Rechnungsinformationen analog dem Feld «Zahlungszweck» beim roten Einzahlungsschein (nicht von Hand ergänzen).
  8. Obligatorisch: «Zahlbar durch» wird vorgedruckt oder kann handschriftlich ergänzt werden.

QR-Rechnungen erstellen

Im Gegensatz zu den bisher bekannten Einzahlungsscheinen kann eine QR-Rechnung problemlos durch den Rechnungssteller selbst erstellt und ausgedruckt oder elektronisch als PDF-Datei versendet werden. Deshalb verzichtet die Basler Kantonalbank auf das Angebot eines Bestellservices für physische QR-Rechnungen.

Für die Erstellung von QR-Rechnungen mit QR-Referenz empfehlen wir Ihnen den Einsatz einer Software (z.B. Buchhaltungsprogramm).

QR-Rechnungen ohne Referenz als Ersatz für rote Einzahlungsscheine können Sie schnell und einfach im E-Banking der BKB erstellen (mehr dazu). Darüber hinaus stehen Ihnen im Internet verschiedene QR-Generatoren zur Verfügung. Eine Liste mit den von SIX AG empfohlenen Generatoren finden Sie hier.

Perforiertes Papier für den Versand von physischen QR-Rechnungen ist im Handel erhältlich. Falls Sie QR-Rechnungen in Papierform benötigen und keine Möglichkeit haben, diese selbst auszudrucken, bieten die meisten Druckereien diese Dienstleistung an. 

Antworten auf häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Übergangsphase?

Wie lange dauert die Übergangsphase?

Die Übergangsphase dauert bis 30. September 2022.

Über welche Kanäle kann ich die QR-Rechnung bezahlen?

Über welche Kanäle kann ich die QR-Rechnung bezahlen?

Sie können QR-Rechnungen über alle bereits bestehenden Kanäle bezahlen: E-Banking, Mobile Banking, Zahlungsauftrag plus, Postschalter, EBICS etc. Je länger, je mehr wird die Bezahlung von QR-Rechnungen über eBill stattfinden.

Werde ich auch QR-Rechnungen aus dem Ausland erhalten?

Werde ich auch QR-Rechnungen aus dem Ausland erhalten?

Voraussichtlich kaum. Die Einführung der QR-Rechnung erfolgte schweizweit. Ausländische Unternehmen mit Schweizer Bankverbindung oder einer Bank mit Anschluss ans Schweizer Clearingsystem können QR-Rechnungen versenden. Sie können aber QR-Rechnungen ins Ausland, beschränkt auf den SEPA-Raum, stellen und dank der SCOR-Referenz abgleichen.

Kann ich QR-Zahlteile bei der BKB in physischer Form bestellen? Wie erstelle ich im E-Banking QR-Rechnungen ohne Referenznummer?

Kann ich QR-Zahlteile bei der BKB in physischer Form bestellen? Wie erstelle ich im E-Banking QR-Rechnungen ohne Referenznummer?

Nein. Sie haben aber die Möglichkeit, im E-Banking QR-Rechnungen ohne Referenznummer zu erstellen. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Klicken Sie nach dem Login in der Rubrik «Services» das Thema «Produkte/Dienstleistungen» an. Anschliessend finden Sie auf der linken Seite den Menüpunkt «Einzahlungsscheine». Dort können Sie Ihre QR-Rechnung online generieren.

Was muss ich beim Ausdrucken von QR-Rechnungen beachten?

Was muss ich beim Ausdrucken von QR-Rechnungen beachten?

QR-Rechnungen werden auf weisses, perforiertes Papier gedruckt, damit der QR-Zahlteil von der QR-Rechnung sauber abgetrennt werden kann. Das weisse, mit Perforation versehene Papier ist in Papeterien und Bürofachmärkten erhältlich. Bitte beachten Sie die Vorgaben zum Druck von QR-Rechnungen. Den entsprechenden Style Guide QR- Rechnung finden Sie unter «Links und Downloads».

Was ist der Zahlteil der QR-Rechnung?

Was ist der Zahlteil der QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung umfasst die gesamte Rechnung, also mindestens eine A4-Seite. Der Zahlteil hat die gleiche Grösse wie der bisherige orange oder rote Einzahlungsschein und umfasst alle Zahlungsangaben inkl. QR-Code.

Wann brauche ich die IBAN und wann die QR-IBAN?

Wann brauche ich die IBAN und wann die QR-IBAN?

  • Sie nutzen heute das Verfahren mit orangen Einzahlungsscheinen, also mit Referenznummer, und möchten dies beibehalten. In diesem Fall brauchen Sie die QR-IBAN.
  • Sie nutzen heute das Verfahren mit roten Einzahlungsscheinen, also ohne Referenznummer, und möchten dies beibehalten. In diesem Fall benötigen Sie die IBAN.
Die QR-IBAN darf immer nur in Kombination mit der QR-Referenz verwendet werden.

Wie unterscheidet sich die ESR-Referenznummer von der QR-Referenz?

Wie unterscheidet sich die ESR-Referenznummer von der QR-Referenz?

Von Auge können Sie die beiden Referenznummern nicht unterscheiden, denn sie haben beide 27 Stellen. Die QR-Referenz ist also die 1:1-Ablösung der bestehenden Referenznummer. Der Unterschied liegt in der Verwendung der unterschiedlichen Ziffern innerhalb der Referenznummer.

Bei der herkömmlichen Referenznummer gehören die ersten 6 Ziffern zur ESR-Identifikationsnummer, gefolgt von der max. 20-stelligen von Ihnen definierten Fakturanummer und der abschliessenden Prüfziffer.

Bei der QR- Referenz muss die ESR-Identifikationsnummer nicht mehr zwingend aufgeführt werden – lediglich die abschliessende Prüfziffer bleibt bestehen. Sie haben also 26 Ziffern zur freien Verfügung und Definition. Falls Sie bereits über eine BESR-ID verfügen und diese bisher genutzt haben, empfehlen wir Ihnen in der Übergangsphase, diese in der QR- Referenznummer auf den ersten 6 Stellen fix einzubeziehen.

Wieso soll die BESR-ID in der QR-Referenz verwendet werden?

Wieso soll die BESR-ID in der QR-Referenz verwendet werden?

Die Parallelphase von ESR- und QR-Rechnung birgt das Risiko von Zahlungsrückweisungen und Fehlgutschriften, sobald QR-Rechnungen fälschlicherweise als ESR bezahlt werden. Der Grund hierfür liegt in der unterschiedlichen Art und Weise, wie ESR- und QR-Rechnung-Zahlungseingänge dem Konto des Begünstigten gutgeschrieben werden. Die Lösung ist das Beibehalten der BESR-ID in der QR-Referenz während der Parallelphase. Die ersten 6 Stellen der QR-Referenz haben keine Bedeutung und können vom Rechnungssteller frei vergeben werden. Setzen Sie dort Ihre BESR-ID ein bzw. übernehmen Sie die bestehende Referenznummer unverändert als QR-Referenz.

Was ist der Unterschied zwischen QR-Referenz und SCOR-Referenz?

Was ist der Unterschied zwischen QR-Referenz und SCOR-Referenz?

Die QR-Referenz ist die Nachfolgerin der Schweizer ESR-Referenznummer auf dem orangen Einzahlungsschein. Die QR-Referenz wird in Kombination mit der QR-IBAN auf der QR-Rechnung angewendet.

Die SCOR-Referenz ist neu und eignet sich für den internationalen Zahlungsverkehr im SEPA-Raum. Sie entspricht dem Standard ISO-11649. Mit dem Einsatz der SCOR-Referenz lassen sich nun Zahlungseingänge auch im internationalen Zahlungsverkehr einfacher abgleichen. Die SCOR-Referenz wird in Kombination mit der IBAN auf der QR-Rechnung angewendet.

Wie verändert sich mein Rechnungsabgleich?

Wie verändert sich mein Rechnungsabgleich?

Während der Übergangszeit können Sie Ihr bestehendes Verfahren zur Rechnungsstellung weiterführen und den Rechnungsabgleich unverändert vollziehen. Aktuell können Sie Ihre Daten in zwei unterschiedlichen Formaten beziehen:

  1. via ESR-Gutschriftsreport Typ 3 (v11, bis 30.09.2022)
  2. via camt.054

Mit Einführung der QR-Rechnung wird das bestehende camt.054-Format um sämtliche QR-relevanten Daten und Informationen ergänzt werden. Für die Rechnungsstellung mit der QR-Rechnung wird entsprechend empfohlen, für den Zahlungsabgleich das neue camt.054-Format zu verwenden. Der camt.054 mit Ergänzungen steht Ihnen seit 30. Juni 2020 zur Verfügung.

Wie werden Gutschriften durch orange Einzahlungsscheine und QR-Rechnungen verbucht? Wie wirkt sich das auf meinen Rechnungsabgleich aus?

Wie werden Gutschriften durch orange Einzahlungsscheine und QR-Rechnungen verbucht? Wie wirkt sich das auf meinen Rechnungsabgleich aus?

Die Sammelgutschriften für orange Einzahlungsscheine und für QR-Rechnungen mit Referenz erfolgen jeweils getrennt. Stellen Sie sicher, dass Sie den camt.054 verarbeiten können – ansonsten erhalten Sie nicht alle notwendigen Daten.

Können die Rechnungsinformationen (Feld «Zusätzliche Informationen») nur strukturiert erfasst werden?

Können die Rechnungsinformationen (Feld «Zusätzliche Informationen») nur strukturiert erfasst werden?

Nein, Sie können sowohl unstrukturierte Informationen in Form von Freitext als auch strukturierte Informationen mit den vorgegebenen Tags auf der QR-Rechnung hinterlegen.

Wofür eignet sich das alternative Verfahren (Feld «AV»)?

Wofür eignet sich das alternative Verfahren (Feld «AV»)?

Mit dem alternativen Verfahren kann man QR-Rechnungen über neue Wege an den Rechnungsempfänger zustellen. QR-Rechnungen lassen sich dank dem alternativen Verfahren auch per eBill direkt in das Portal des Rechnungsempfängers einstellen. Orange und rote Einzahlungsscheine wie auch sonstige Rechnungen lassen sich als Vergleich lediglich per Post oder Mail verschicken.

Wieso muss ich Adressen strukturieren?

Wieso muss ich Adressen strukturieren?

Damit die Adressdaten im QR-Code verarbeitet werden können, müssen sie strukturiert werden. Dies bedeutet, dass der Name und die Adressdetails jeweils sortiert in einzelnen Feldern bzw. Spalten erfasst sein müssen.

Was ist der Unterschied zwischen strukturierten und kombinierten Adressen?

Was ist der Unterschied zwischen strukturierten und kombinierten Adressen?

Strukturierte Adressen weisen die folgenden Felder aus: Name, Strasse oder Postfach, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land; und sie weisen den Adresstyp «S» im entsprechenden Code aus.

Kombinierte Adressen weisen die folgenden Felder aus: Name, Strasse und Hausnummer bzw. Postfach, Postleitzahl und Ort, Land; und sie weisen den Adresstyp «K» im entsprechenden Code aus.