Orthopädist Benjamin Hueskes aus Basel geht mit der Zeit: Nicht nur, was seine Dienstleistungen, sondern auch, was sein Rechnungsstellungswesen betrifft. Im Juni 2020 versendete das Familienunternehmen Hueskes Orthopädie die erste QR-Rechnung.
Am 16.11.2021 in
Finanzierungen
von
Ekaterina Cámara
Auf einen Blick
Bereits in einem Jahr werden die roten und orangen Einzahlungsscheine durch die neue QR-Rechnung abgelöst. Schon heute profitiert Benjamin Hueskes dank frühzeitiger Umstellung von den Vorteilen. Vor allem der Zeitgewinn und die einfachere Verarbeitung haben den Orthopädisten überzeugt.
Wenn es um orthopädische Hilfsmittel geht, ist die St. Johanns-Vorstadt 31 in Basel eine wichtige Adresse. Dort befindet sich an seit über 40 Jahren das Familienunternehmen Hueskes Orthopädie. Benjamin Hueskes übernahm das Unternehmen vor 15 Jahren von seinem Vater. Seitdem führt er das Geschäft mit Leidenschaft für diejenigen, die aus verschiedenen Gründen – ob durch Unfall oder von Geburt an – in ihrer Bewegungsfreiheit eingeschränkt sind. Über 50 000 Patienten hat das Unternehmen seit seinen Anfängen bereits versorgt, etwa 3 000 Kundinnen und Kunden betreut es heute aktiv.
Benjamin Hueskes und sein 18-köpfiges Team stellen hochqualitative Orthesen, Prothesen, Einlagen und vieles mehr her und geben betroffenen ein grosses Stück Lebensqualität zurück. Benjamins Vater Daniel Hueskes hilft ebenfalls noch fleissig mit: Obwohl er die Führung bereits an seinen Sohn abgab, ist er auch jetzt noch eines der wichtigsten Räder im Getriebe und bis zum heutigen Tag bei seinem Sohn angestellt.
Benjamin Hueskes und sein 18-köpfiges Team stellen hochqualitative Orthesen, Prothesen, Einlagen und vieles mehr her und geben betroffenen ein grosses Stück Lebensqualität zurück. Benjamins Vater Daniel Hueskes hilft ebenfalls noch fleissig mit: Obwohl er die Führung bereits an seinen Sohn abgab, ist er auch jetzt noch eines der wichtigsten Räder im Getriebe und bis zum heutigen Tag bei seinem Sohn angestellt.
Digitalisierung wird bei Hueskes Orthopädie grossgeschrieben
Digitalisierung ist für den Geschäftsführer kein Fremdwort. Schon lange arbeiten er und sein Team mit fortschrittlichen digitalen Lösungen wie Prothesensensoren, 3D-Scan, 3D-Druck & Co. und sorgen damit für die Produktion qualitativ hochstehender orthopädischer Hilfsmittel im heutigen Markt. Und auch was das Management der Finanzen angeht, denkt der Inhaber stets einen Schritt voraus: Während viele Unternehmerinnen und Unternehmer heute noch mit der Umstellung auf die QR-Rechnung zögern, hat Benjamin Hueskes es bereits gewagt – und zwar schon letztes Jahr, mitten in der Lockdown-Zeit:«Im Juni 2020 hatten wir durch die Pandemie viel weniger zu tun als sonst. Nur wenige trauten sich damals aus ihren Wohnungen raus um zu uns zu kommen. Diese ruhige Zeit nutzten wir, um uns fit für die Zukunft zu machen. Ich hatte bereits in den Medien von der QR-Rechnung gehört. Aber auch von unserem Software-Anbieter und von der Basler Kantonalbank erhielt ich Infos dazu. Ich dachte mir: Der Wechsel steht in der Schweiz so oder so bald an – die alten Schweizer Einzahlungsscheine werden nicht mehr gültig sein. Somit leitete ich alles in die Wege.», erklärt Benjamin Hueskes.
Der Wechsel zur QR-Rechnung: Keine grosse Sache
Der Wechsel selbst verlief schnell und einfach: «Es ging alles problemlos: Von dem Moment an, wo wir den Wechsel aufgleisten bis zu unserer ersten versendeten QR-Rechnung vergingen nur zwei Wochen. Bis zum heutigen Tag haben wir schon über 4000 QR-Rechnungen verschickt.»
Viel selbst machen musste der Unternehmer für den Wechsel nicht: «Wir bestellten eine neue ESR-Nummer bei der Basler Kantonalbank und erhielten einen Code für die QR-Umstellung. Diesen gaben wir an unseren Softwareanbieter weiter, der uns mit unseren digitalen Patientenakten und Abrechnungen unterstützt. Der Anbieter war ebenfalls schon bereit für die Umstellung – daher ging alles ganz fix. praktisch auf Knopfdruck.»
Auch der Unternehmer selbst erhält bereits QR-Rechnungen von seinen Kreditoren: «Wir bestellen sehr viel Material, Werkzeug, diverse Kunststoffe und Büromaterial – und sehen, dass einige Unternehmen auch bereits auf QR-Rechnung umgestellt haben. Noch sind es zwar wenige, aber das dürfte sich schon bald ändern.»
Die QR-Rechnung kann kommen: Fit für die Zukunft
Doch hat die QR-Rechnung Vorteile, oder ist es bloss eine andere Art als Unternehmer zu seinem Geld zu kommen? Benjamin Hueskes ist sicher: «Die QR-Rechnung ist für unsere Kundinnen und Kunden zudem viel einfacher zum Einlesen. Der Wechsel macht wirklich für jeden Sinn, der das eigene Unternehmen schon jetzt fit für das kommende Jahr machen möchte. Praktisch ist zudem, dass wir die Rechnungen nun auf ganz normalem weissem Papier drucken können. Das ist definitiv ein Vorteil für uns.»
Hueskes Orthopädie & die Corona-Pandemie
Wie die Pandemie sich auf das Geschäft auswirkt? Benjamin Hueskes steht auch hier Rede und Antwort: «Während der Pandemie war vieles nicht mehr wie vorher. Klar hatten wir deutlich weniger Kundschaft während der Lockdown-Zeit. Aber auch andere Projekte blieben und bleiben bis heute auf der Strecke. Wie beispielsweise unser Vietnam-Project, bei dem wir jedes Jahr Seminare für vietnamesische Orthopädisten in Hanoi abhalten und für Kinder vor Ort Prothesen, Orthesen & Co. anfertigen. Auch in diesem Jahr werden wir leider nicht nach Vietnam fliegen können, denn dort gibt es wieder einige Corona-Fälle und einen erneuten Lockdown.»Zuversichtlich in die Zukunft schauen
Auch wenn Covid-19 uns wohl noch eine Weile begleiten wird: Am 30. September 2022 löst die QR-Rechnung endgültig die roten und orangenen Einzahlungsscheine ab. Und obwohl es noch ein Jahr hin ist: Wer jetzt schon umstellt, ist laut Benjamin Hueskes klar im Vorteil. «So kommt es im letzten Moment nicht zu unerwarteten technischen Schwierigkeiten, die sich gar negativ aufs operative Geschäft auswirken können und womöglich noch zu Stress führen. Ich lege daher jeder Unternehmerin und jedem Unternehmer den Wechsel, der wirklich sehr einfach ist, schon jetzt ans Herz.»
Bild: Benjamin Hueskes in Vietnam während des Einsatzes im Hilfsprojekt 'Vietnam Project'
Wie unterstützt die Basler Kantonalbank Unternehmerinnen und Unternehmer beim Zahlungsverkehr?
Christoph Schmid
Cash Management und Produktentwicklung, Vertrieb kommerzielle Kunden
Was ist überhaupt eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung löst die bisherigen, vorwiegend roten und orangen Einzahlungsscheine laufend bis spätestens 30. September 2022 ab. In Format und Darstellung weitgehend unverändert, bietet die QR-Rechnung dank zusätzlicher Zahlungsinformationen und QR-Code wichtige Grundlagen, um die Rechnungsstellung und Zahlungsverarbeitung durchgehend automatisiert vorzunehmen. Dafür werden künftig noch mehr Verfahren für Rechnungssteller und Zahlungspflichtige zur Verfügung stehen.
Welche Vorteile von der QR-Rechnung habe ich als Zahlungspflichtige/r?
Ein einheitlicher Zahlbeleg mit QR-Code erleichtert die Zahlungserfassung im E- oder Mobile-Banking. Das spart Zeit und reduziert das Risiko von Falscherfassungen. Zusätzliche Informationen des Rechnungsstellers können je nach Kreditorensoftware automatisch genutzt und verarbeitet werden. Unabhängig davon bleibt die Möglichkeit, die Rechnung am Postschalter zu bezahlen, weiterhin erhalten.
Welche Vorteile von der QR-Rechnung habe ich als Rechnungssteller/in?
Rechnungssteller können mit der QR-Rechnung in CHF und EUR fakturieren. Die vollständige Erfassung aller Rechnungs- und Kundendaten ermöglicht eine effiziente Zahlungsüberwachung und -verbuchung. Alternative Verfahren, zum Beispiel eBill, erleichtern den Rechnungsstellungs- und -zahlungsprozess. Dies kann sich positiv auf die Zahlungsfristen auswirken. Eine weitere Vereinfachung ist, dass die QR-Rechnung einheitlich auf weissem Papier abgebildet werden kann.
Wie und wo hilft mir die QR-Rechnung dabei, Zeit zu sparen?
Man profitiert in erster Linie von zusätzlichen Möglichkeiten, Geldeingänge automatisiert und damit zeitsparend zu verbuchen. Dazu trägt vor allem auch die Verwendung von strukturierten Rechnungsinformationen bei. Der Zahlungspflichtige freut sich über die gewonnene Zeit durch das einheitliche Einlesen des QR-Codes. Damit werden sämtliche, vom Rechnungssteller vorerfassten Rechnungsinformationen vollständig erfasst. Diese Daten erleichtern Weiterverarbeitung, Zuordnung und Recherchen in der Kreditorenbuchhaltung. Die dank QR-Code sehr gute Datenqualität reduziert das Risiko, unliebsame Nachbearbeitungen und Fehlerkorrekturen vornehmen zu müssen.
Wie muss ich zur Nutzung der QR-Rechnung vorgehen?
Als Rechnungssteller gilt es zunächst, beim Anbieter Ihrer Fakturierungssoftware abzuklären, ob und unter welchen Voraussetzungen die Erstellung der Zahlteile der QR-Rechnung korrekt erstellt werden können. Für die daraus folgenden, teilweise anwenderspezifischen Aktivitäten stehen wir sehr gerne persönlich und mit unseren Informationen auf unserer Webseite, inklusive übersichtlicher Checkliste, zur Verfügung. Es ist uns ein Anliegen, dass die Umstellung auf die neue QR-Rechnung rasch, rechtzeitig und reibungslos erfolgen kann.
Warum ist es wichtig, die QR-Rechnung frühzeitig zu nutzen?
Die bisherigen Einzahlungsscheine können ab dem 1. Oktober 2022 nicht mehr verarbeitet werden. Es gilt deshalb sicherzustellen, dass alle Zahlungspflichtigen bis dahin nur noch die neue QR-Rechnung verwenden. Entsprechend ist es für Rechnungssteller wichtig, so früh als möglich die neue QR-Rechnung als Zahlungsträger einzusetzen. Da die Umstellung Zeit in Anspruch nehmen wird, empfehlen wir, die Vorbereitung und Umsetzung bereits in den kommenden Monaten bis Ende 2021 aktiv anzugehen.
